Những Điều Cần Biết Khi Thuê Văn Phòng Ảo

Hiện nay, xu hướng thuê văn phòng ảo ngày càng được gia tăng do tiết kiệm được khoản chi phí không phải là nhỏ khi đi thuê nhà nguyên căn để làm văn phòng công ty, tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ được văn phòng ảo là gì? Những rủi ro do pháp lý cũng như kinh nghiệm sử dụng văn phòng ảo ra sao. Chính vì vậy qua bài viết này VPP VINACOM xin chia sẻ với các bạn tất cả những điều cần biết về văn phòng ảo.

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Khi thuê văn phòng ảo thì bên thuê sẽ được sử dụng những tiện ích như một văn phòng thực tế như đăng ký địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, bộ phận lễ tân, phòng để tiếp khách,….

Những ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo:

Hiện nay, văn phòng ảo có nhiều ý kiến về ưu điểm cũng như nhược điểm khi sử dụng mô hình này. Với những thuận lợi và tiện ích mà văn phòng ảo mang lại, nhiều công ty đã bắt đầu có cái nhìn thiện cảm với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo này và tin tưởng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của họ. Cũng như những điều bất lợi khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.

Hãy cùng VPP VINACOM phân tích những ưu điểm và nhược điểm nhé!

 

Ưu điểm:

Một số ưu điểm do nhận xét của khách hàng khi đến với dịch vụ là:

+ Tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với khi thuê văn phòng dài hạn.

+ Được trang bị đầy đủ trang thiết bị như : bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,..

+ Các công ty cho thuê văn phòng ảo thường có cơ sở ở những quận trung tâm nên thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.

+ Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.

+ Địa chỉ, số điện thoại, số fax, hồ sơ có tính ổn định cao nên công ty/ doanh nghiệp có thể yên tâm thuê văn phòng ảo trong thời gian dài.

 

Nhược điểm:

Nếu điểm nổi bật của văn phòng ảo là tiết kiệm chi phí cho thuê văn phòng thì nhược điểm hiện tại của loại hình dịch vụ này là tính pháp lý.

Dịch vụ văn phòng ảo dù đã ra đời và phát triển rất lâu trước đây nhưng trong thực tế đối với pháp lý thì vẫn còn là mô hình mới mẻ. Việc đăng kí kinh doanh cho văn phòng ảo vẫn còn là vấn đề chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên, với sự phát triển của mô hình này thì pháp luật vẫn đang tiến hành những thủ tục pháp lý cũng như sửa đổi để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng hiện nay của xã hội. Nếu doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp lệ, có giao dịch rõ ràng với khách hàng, theo đúng pháp luật thì không có khó khăn nào.

Vì đây là loại hình văn phòng ảo tích hợp cho nên việc gặp khách hàng hay đối tác cần phải hẹn trước và theo lịch thời gian bó buộc đã đăng ký trước. Do có nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ trong cùng 1 toàn nhà thì để tránh ứ động lịch hiện các doanh nghiệp phải tuân thủ theo nguyên tắc và lịch làm việc, ít nhiều gây khó khăn cho việc tiếp cận khách hàng của doanh nghiệp.

Khi so sánh những ưu và nhược điểm của văn phòng ảo ta thấy được vì sao mà loại hình này lại trở nên ăn nên làm ra trong thời gian gần đây. Không phủ nhận những điểm còn hạn chế của loại hình này, tuy nhiên nó vẫn là giải pháp hợp cho các công ty nhỏ, vừa và nhân sự ít.

 

Những điều cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo:

– Tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Vì đây là một dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là rất cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và đã có thương hiệu trên thị trường.

– Hiểu thật chính xác những gì nhân viên tư vấn truyền đạt. Nếu bạn không hiểu hoặc thắc mắc bất kỳ điểm nào về dịch vụ thì phải hỏi rõ ngay.

– Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.

 

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo:

Đối với môi trường kinh doanh cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, các công ty mới khởi nghiệp kinh doanh bắt buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn chính vì vậy muốn tiết kiệm chi phí thì bắt buộc phải thuê văn phòng ảo.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đi thuê nhà để làm văn phòng công ty, không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như TPHCM, Hà Nội, Đà Nẵng…. Click xem kinh nghiệm thuê văn phòng ảo được chia sẻ bởi các chuyên gia tại đây.

 

Top 5 công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín tại TPHCM:

1. Công ty G-Office

Công ty G-Office đã có hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, là doanh nghiệp tiên phong trong việc cung cấp dịch vụ Văn phòng ảo, Văn phòng chia sẻ, Co-working. Với lợi thế vượt trội về ứng dụng, công nghệ thông tin, viễn thông giúp khách tiết kiệm thời gian và chi phí, tăng khả năng, tiếp cận thị trường, G-Office đã cung cấp nhiều dịch vụ văn phòng với nội thất cao cấp, thiết kế hiện đại, sang trọng.

Nhờ vào việc chăm chút vào dịch vụ và cách quản lý, thiết kế và trang trí văn phòng ảo, G-Office đã có hơn 10.000 doanh nghiệp và doanh nhân sử dụng dịch vụ.

• Địa chỉ: Tầng trệt – Rosana Tower – Số 60 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1 – Tp.HCM

• Hotline: (+84) 28 22 200 955 –  (+84) 28 22 200 913
• Email: support@goffice.vn
• Website: http://www.vanphongao.net/

 

2. Công ty Replus

Replus cung cấp đến 5 gói dịch vụ văn phòng ảo Quận 1, Bình Thạnh và Thủ Đức đi kèm với rất nhiều tiện ích khác nhau chỉ từ 9.900 VNĐ/ngày đáp ứng với từng nhu cầu, giúp bạn sử dụng hiệu quả và dễ dàng lựa chọn. Văn phòng ảo của Replus bảo đảm cung cấp những tiện ích tối ưu ở từng hạng mục một để đem đến sự hài lòng cho khách hàng ở mức tuyệt đối.

• Trụ sở 1: Lầu 9, Tòa Nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Bến Nghé, Quận 1, TP. HCM
• Điện thoại: 028 6288 3088 – 1900 2113 – 0932 678 626
• Trụ sở 2: Lầu 10 & 24, Tòa Nhà Pearl Plaza, 561A Điện Biên Phủ, P.25, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Điện thoại: 028 6299 0889 – 0932 678 626
• Trụ sở 3: Tòa Nhà O8, Khu đô thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TPHCM
• Điện thoại: 028 6650 3288 – 0932 678 626
• Email: info@replus.com.vn
• Website: www.replus.vn – replus.com.vn

 

3. Công ty Regus

Regus mang đến cho bạn các dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói, văn phòng ảo, phòng họp và phòng hội nghị video cho các khách hàng dựa trên hợp đồng trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ văn phòng làm việc linh động lớn nhất thế giới. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo Regus được chia làm 3 gói dịch vụ với các mức giá thuê văn phòng ảo tương đối cao so với mặt bằng chung tại Việt Nam đem đến sự phù hợp cho nhu cầu và mục đích của bạn.

• Địa chỉ: Tầng 6 & 7, Me Linh Point Tower, 2 Ngô Đức Kế, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: +84 2838236280
• Website: https://www.regus.com.vn/

 

4. InnoHouse:

InnoHouse tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo, cho thuê văn phòng chia sẻ chuyên nghiệp với giá thành tốt nhất tại TP. HCM

• Địa chỉ: 202 Hoàng Văn Thụ, P.9, Q.Phú Nhuận, Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 098 139 1177
• Email: info@innohouse.vn
• Website: https://innohouse.vn

 

5. Saigon office:

Saigon office thuộc Công Ty Cổ Phần Liên Kết Không Gian Sài Gòn, là một công ty dưới sự lãnh đạo của người Nhật. Trong nhiều năm qua, Saigon office dần dần trở thành công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn kinh doanh. Các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp như: văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, cho thuê văn phòng quận 3,…

• Địa chỉ: Tầng 5 Tòa nhà Paxsky, 123 Nguyễn Đình Chiểu, Phường 6, Quận 3, TP. HCM
• Điện thoại: +84-8.6288.3868
• Fax: + 84-8. 6288.3869
• Email: info@saigonoffice.vn
• Website: saigonoffice.vn

 

Như vậy, qua bài viết này VPP VINACOM hi vọng sẽ giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ cho thuê văn phòng ảo để bạn có thể dễ dàng lựa chọn cho mình một địa chỉ uy tín cũng như chất lượng nhằm tiết kiệm chi phí thuê nhà hoặc mặt bằng để khởi nghiệp nhé!